TABLA DE CONTENIDO
1. Objetivo
9. Módulo de Capacitación
2. Alcance
10. Indicadores y Dashboard
3. Definiciones
11. Administradores
4. Descripción del Sistema
12. Cambio de Espacio
5. Control de Acceso
13. Trazabilidad
6. Módulo de Soporte Técnico
14. Responsabilidades
7. Módulo de Mantenimiento
15. Conservación de Datos
8. Módulo de Calendario
16. Auditoría y Seguimiento
17. Control de Revisiones
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos institucionales para la gestión, registro, control y seguimiento de los servicios de soporte técnico, mantenimiento preventivo, capacitación e indicadores de gestión tecnológica de Fe y Alegría de Colombia, mediante el uso del Sistema de Gestión Técnica.
2. ALCANCE
Aplica para todos los centros educativos, oficinas administrativas, regionales y dependencias que hagan uso de los servicios de tecnología de la información gestionados a través de esta plataforma.
Incluye la gestión de:
- Reportes de soporte técnico
- Órdenes de mantenimiento preventivo
- Calendario de mantenimiento programado
- Capacitaciones tecnológicas
- Indicadores y dashboard de gestión
- Asignación de espacios y técnicos
3. DEFINICIONES
Sistema de Gestión Técnica:
Plataforma web institucional para la administración de servicios de soporte, mantenimiento y capacitación tecnológica.
Soporte Técnico:
Registro y seguimiento de incidentes y solicitudes de asistencia técnica realizadas por los centros educativos.
Mantenimiento Preventivo:
Intervención planificada sobre equipos tecnológicos para prevenir fallos y prolongar su vida útil.
Espacio de Mantenimiento:
Agrupación lógica de sedes educativas o dependencias administrativas para la planificación del mantenimiento.
Trazabilidad:
Capacidad para conocer el historial completo de un evento de mantenimiento o soporte desde su creación hasta su finalización.
Técnico:
Usuario del sistema responsable de ejecutar las actividades de soporte y mantenimiento en campo.
Administrador:
Usuario con privilegios totales sobre la plataforma, encargado de la configuración, asignación y supervisión.
Administrador de Centro (ADM):
Persona externa al sistema designada como supervisora de centro para recibir notificaciones de mantenimiento.
4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
El Sistema de Gestión Técnica es una aplicación web desarrollada para uso interno de Fe y Alegría de Colombia. Se encuentra alojada en la infraestructura tecnológica institucional y su acceso se realiza a través de un navegador web estándar desde cualquier dispositivo con conectividad a la red local o VPN institucional.
La plataforma integra los siguientes módulos funcionales:
- Soporte Técnico: Registro, consulta y gestión de incidentes tecnológicos por centro educativo.
- Mantenimiento Preventivo: Programación y ejecución de mantenimientos con detalle de equipos intervenidos.
- Calendario: Planificación anual de mantenimientos por espacio y técnico asignado.
- Capacitación: Registro de capacitaciones tecnológicas realizadas a docentes y personal administrativo.
- Dashboard / Indicadores: Visualización de estadísticas y métricas de gestión en tiempo real.
- Configuración: Administración de usuarios, espacios, administradores de centro y parámetros del sistema.
5. CONTROL DE ACCESO
El acceso al sistema requiere autenticación mediante usuario y contraseña asignados por el Administrador del sistema.
Perfiles autorizados:
- Administrador: Acceso total a todos los módulos, incluyendo gestión de usuarios, espacios, administradores de centro y configuración del sistema.
- Técnico: Acceso a los módulos de Soporte, Mantenimiento, Calendario (solo espacios asignados), Indicadores y Dashboard (datos propios).
Cada usuario es responsable del uso adecuado y confidencialidad de sus credenciales de acceso. El sistema registra la sesión activa y permite la verificación de identidad en cada solicitud.
6. MÓDULO DE SOPORTE TÉCNICO
El módulo de soporte técnico permite el registro detallado de incidentes tecnológicos reportados por los centros educativos. Cada reporte incluye:
- Fecha del reporte
- Centro educativo o sede
- Técnico responsable
- Equipo intervenido (tipo, marca, modelo, serial)
- Problema reportado y solución aplicada
- Firma digital del técnico y del administrador (cuando aplique)
- Archivo JSON de respaldo
Los reportes pueden ser consultados en cualquier momento por el personal autorizado y sirven como evidencia de las intervenciones realizadas.
7. MÓDULO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
El módulo de mantenimiento preventivo permite registrar y gestionar las órdenes de mantenimiento ejecutadas en los centros educativos. Cada orden incluye:
- Fecha de ejecución
- Centro educativo
- Técnico responsable
- Detalle de equipos intervenidos con tipo, serial, marca, modelo, estado y trabajo realizado
- Observaciones generales
- Firma digital del técnico y del administrador (cuando aplique)
- Archivo JSON de respaldo
Los mantenimientos están vinculados al calendario programado y permiten verificar el cumplimiento de las actividades planificadas.
8. MÓDULO DE CALENDARIO
El calendario de mantenimiento preventivo organiza la planificación anual de las intervenciones técnicas. Sus características principales son:
- Organización por espacios de mantenimiento (sedes agrupadas)
- Asignación de técnicos responsables por espacio
- Fechas programadas de inicio y fin
- Estado de cada evento (Próximo, En curso, Vencido, Completado)
- Modificación controlada con registro de cambios y motivos
- Asignación de administradores de centro para notificaciones
- Notificaciones vía WhatsApp con información personalizada
- Solicitud de completado por parte del técnico con autorización del administrador
9. MÓDULO DE CAPACITACIÓN
Permite el registro de capacitaciones tecnológicas realizadas a docentes, directivos y personal administrativo. Cada registro contiene:
- Fecha de la capacitación
- Tipo de capacitación
- Participantes (nombres y roles)
- Persona que realizó la capacitación
- Observaciones y archivo JSON de respaldo
10. INDICADORES Y DASHBOARD
El sistema cuenta con un panel de indicadores que muestra en tiempo real las métricas de gestión:
- Cumplimiento: Porcentaje de eventos de mantenimiento completados frente al total programado.
- Pendientes: Número de eventos de mantenimiento no completados, con desglose por día y semana.
- Agendados: Total de eventos programados, con desglose por mes.
- Soportes: Total de reportes de soporte registrados, con promedio semanal.
- Dashboard: Visualización gráfica con gauges, KPIs, charts de barras y doughnut, línea de tiempo de actividad reciente y tarjetas de acceso rápido.
Los datos mostrados reflejan exclusivamente la información asociada al usuario autenticado. Los administradores visualizan datos consolidados de toda la institución.
11. MÓDULO DE ADMINISTRADORES DE CENTRO
El sistema permite gestionar una base de datos de administradores de centro (ADM), personas externas al sistema designadas como supervisoras. Cada registro incluye nombre, cargo y número de contacto telefónico. Los ADM reciben notificaciones vía WhatsApp sobre el estado de los mantenimientos en los centros a su cargo.
12. CAMBIO DE ESPACIO
El sistema permite al administrador reasignar eventos del calendario entre diferentes espacios de mantenimiento, manteniendo la trazabilidad del cambio. Esta funcionalidad asegura la correcta planificación cuando se presentan reasignaciones operativas.
13. TRAZABILIDAD
El sistema conserva registros históricos de todas las operaciones realizadas:
- Fecha y hora de creación y modificación de cada registro
- Usuario que realizó la operación
- Historial de modificaciones en eventos del calendario (fechas originales y motivo del cambio)
- Archivos JSON de respaldo para reportes de soporte y mantenimiento
- Registro de solicitudes de completado y notificaciones
- Asignación y cambios de técnicos por espacio
14. RESPONSABILIDADES
TI Nacional (Coordinación de Tecnología):
Administración general del sistema, gestión de usuarios, configuración, auditoría y supervisión de la plataforma.
Coordinación Regional:
Seguimiento a la ejecución de mantenimientos y soportes en los centros de su región.
Técnicos de Campo:
Registro oportuno y veraz de las actividades de soporte y mantenimiento realizadas. Uso adecuado de los recursos y herramientas del sistema.
Centros Educativos:
Reporte de novedades técnicas y verificación de la ejecución de los servicios.
15. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS
La información generada por el sistema se almacena en servidores institucionales con respaldo periódico. Los registros históricos no podrán eliminarse sin autorización expresa del Coordinador de Tecnología. La eliminación de registros individuales (soporte, mantenimiento, capacitación, eventos de calendario) solo puede ser realizada por usuarios con perfil de administrador.
16. AUDITORÍA Y SEGUIMIENTO
Se podrá realizar auditoría sobre los datos del sistema para validar:
- Ejecución real de las actividades registradas
- Estado de los equipos intervenidos
- Correspondencia entre lo planificado y lo ejecutado
- Actualización oportuna de los registros
- Uso adecuado de las credenciales de acceso
17. CONTROL DE REVISIONES Y APROBACIONES
| Realizó |
Revisó |
Aprobó |
Edwin Ochoa León
Coordinador de Tecnología |
Astrid Cañón
Administración General |
Juan Fernando Lañas Villa
Director Nacional |
| Versión |
Cambio |
Motivo |
Fecha |
| 1 |
N/A |
Creación del documento |
08/07/2026 |
